fbpx

Pozbierać się po urlopie

I jak tu żyć? Człowiek dopiero co wraca z urlopu, a zamiast relaksu, spokoju i powolnego wprowadzania się w stan nowej rzeczywistości wpada w sam środek „wybuchu bomby”. Maile zalegające w skrzynce, spływające informacje od wykonawców i klientów, straszące odłożone projekty i wyceny do kosztorysów. Dodatkowo wszyscy dzwonią – chcą w pierwszej kolejności załatwić swoje sprawy.  Zawsze śmieszyły mnie porady psychologów o powolnym powrocie do pracy. U mnie zawsze było to „z grubej rury” i bez znieczulenia. Co prawda powodowało to duży stres, ale trudno, nie było innego wyjścia.

 

Przygotowania do urlopu

Aż przyszedł czas, kiedy system zmienił się na bezboleśnie zorganizowany. Zadziwiające dla mnie było to, że nastąpiło to samoistnie, po prostu było konsekwencją stosowania pewnych nawyków i technik. Teraz widzę, że systematyczne wprowadzanie ulepszeń i nowych narzędzi pracy dało właśnie takie rezultaty. To właśnie  dobra organizacja pracy projektanta po urlopie sprawiła, że łatwiej mi się odnaleźć w nowej rzeczywistości. W przeciwieństwie do starych czasów teraz, kiedy urlop idzie ku końcowi, nie stresuję się myślami o pracy, bo wiem, że wszystko jest już poukładane i zaplanowane. Jestem przygotowana nawet na atak kosmitów. Dzięki temu wykorzystuję urlop w 100%. 

Jak wygląda takie przygotowanie? Bardzo prosto. Pierwszy krok wykonuję jeszcze przed wakacjami. Spisuję w punktach zadania, które będę musiała wykonać po powrocie. Najczęściej  są one związane z etapami prac przy projektach. Robię to na spokojnie, pamiętając jeszcze wszystkie szczegóły i ustalenia. Dzięki temu po powrocie wystarczy jeden rzut oka, aby zorientować się w sytuacji. Tworzę też listę zadań ważnych pilnych i niepilnych na które trudno znaleźć czas, chociaż wykonywanie ich sprawia mi wiele radości. Nazywam ją Listą Zadań Przyjemnych.  Dlaczego? O tym za chwilę.

Działania po urlopie

Po powrocie pracę zaczynam od „odgruzowania” skrzynki mailowej.

Segregacja maili

Przeglądam maile, ale tylko je segreguję i oznaczam nie odpisując na nie. Oferty wrzucam do odpowiednich folderów (mam takie w skrzynce, dzięki czemu szybko potrafię znaleźć to czego potrzebuję).

Maile oznaczam kolorowymi chorągiewkami:

  • czerwone to zapytania od nowych klientów, 
  • pomarańczowe to wiadomości dotyczące projektów naszych klientów, 
  • niebieskie to inne ważne wiadomości, 
  • zielone do poczytania na potem,
  • spam od razu wrzucam do kosza.  

 

Podczas przeglądania skrzynki na bieżąco robię notatki i ustalam listę zadań do wykonania. Zadania dzielę na pilne – ważne i ważne – niepilne ale do zaplanowania. Dodatkowo mam wcześniej przygotowaną Listę Zadań Przyjemnych. Lista Zadań Przyjemnych to lista ważnych i niepilnych działań które mnie relaksują, lubię je robić, ale często nie mam na nie czasu i są odkładane na później. Dlaczego w tak strategicznym czasie postanowiłam „marnować” czas na sprawy które mogą poczekać? 

 

Zadania pomagające przetrwać powrót do pracy

Otóż korzystam z tej listy, kiedy mam moment „zjazdu energetycznego”. A takich momentów po powrocie z wakacji mam mnóstwo! Jak mi się wtedy nie chce pracować! Pierwsze dwa dni to poszukiwania powodów by uciec od pracy. Napisanie zwykłej oferty staje się wyczynem na miarę eseju, ciągle wstaję od biurka i czegoś szukam, robię piętnastą herbatę, szukam czekolady, ciasteczek. Właśnie w takich sytuacjach zamiast uciekać biorę miłe zadanie i  z przyjemnością je wykonuję. Mam poczucie, że nie zmarnowałam czasu i  jestem zadowolona, bo zrobiłam rzecz którą i tak miałam od dawna zrobić. Gdyby nie zadania miłe na pewno ciężej byłoby mi się zmobilizować do pracy.

 

Etap odpisywania na maile

Kiedy wszystko mam posegregowane i ustalone zaczynam odpisywać na wiadomości. W pierwszej kolejności załatwiane są maile z pomarańczową chorągiewką. Wiadomo –klienci są dla nas najważniejsi. Potem wysyłam oferty nowym klientom. Czasami maili z czerwoną chorągiewką jest tak dużo, że pracę nad nimi muszę podzielić na kilka dni. Nie mogę tracić całego dnia na pisanie ofert – czekają na mnie jeszcze inne ważne maile – te z flagą niebieską.

 

Strategiczna  zasada powrotu z urlopu

I na koniec zasada która pomaga mi spokojne wrócić do pracy. Mam dwa terminy powrotu z wakacji; oficjalny, czyli ten podany na stronie i na FB i drugi, nieoficjalny –  kilka dni wcześniej. Ten drugi termin znają tylko najbliżsi współpracownicy. Dzięki temu mam czas na przygotowanie się i spokojne sprawdzenie wszystkich spraw zanim rozdzwonią się telefony i „wybuchnie bomba”. 

Z pewnością dobra organizacja pracy projektanta po urlopie sprawi, że Twój początek pracy mimo wszystko będzie łatwiejszy i przyjemniejszy.

Jeśli zainteresował Cię ten wpis, to zapraszam Cię do grupy Teren Projektanta, gdzie pomagam młodym projektantom ogrodów w rozwoju kariery!

To społeczność, która się wzajemnie wspiera i dzieli wiedzą. 

.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

malgosia@terenprojektanta.pl

© 2020 Teren Projektanta