fbpx

Cudo w projekcie, czyli jak oszczędzić czas i nerwy, pracując przy kilku projektach jednocześnie

cudo.co

Pewnej nocy obudziłam się z atakiem paniki. Śniło mi się, że wszystkie rysunki w projektach pozamieniały się miejscami. Ot tak – jakby potrafiły chodzić, miały wolną wolę i poszły tam, gdzie chciały; rabaty z ogrodu leśnego poszły na taras do Wilanowa, taras z Saskiej Kępy do ogrodu na Wawrze, a lista zakupowa z ogrodu na Bielanach rozczłonkowała się i poszła – nawet nie wiem gdzie, bo nie mogłam jej znaleźć.

 

Leżałam w ciemności i próbowałam się uspokoić.

Czasem takie surrealistyczne sny potrafią mnie nieźle wyprowadzić z równowagi, ale po chwili zwykle ponownie zasypiam. Nie tym razem. Leżałam i rozmyślałam: a jeżeli to prawda? Jeżeli w mojej głowie naprawdę już nie ogarniam prac nad projektami? Jeżeli zaczynają się wymykać się spod kontroli?

System kartek na ścianie, zapisy w notatnikach i pliki na wspólnym dysku zaczynają już nie wystarczać. Od kilku miesięcy na to narzekam; że to zawodny system, że jak coś walnie, to już z „grubej rury”; że za dużo czasu tracę na kontrolowanie prac i korespondencji z klientami i trzeba, no trzeba coś nowego wymyślić! Więc już nie zasnęłam, bo spać mi się odechciało. Wstałam i zaczęłam szukać w Internecie programów do zarządzania projektami, wysłałam też zapytanie do grupy architektów krajobrazu i do wnętrzarzy.

Potrzebowałam cudu!

Możesz sobie wyobrazić, jakie było moje zdziwienie, kiedy po chwili dostałam odpowiedź (a był to środek nocy): „Sprawdź Cudo.co”. Już samo słowo „cudo” podziałało na mnie ekscytująco, bo ja właśnie potrzebowałam cudu! Tak naprawdę, to szukałam czegoś, co mi pomoże, ale nie do końca wiedziałam, jak ma to wyglądać. Do rana przeglądałam filmy instruktażowe, czytałam opinie. Wreszcie się zarejestrowałam i zaczęłam przeglądać zawartość programu.

Pierwszymi rzeczami, na które zwróciłam uwagę, były prostota i klarowność tego programu. Przypominał mi moje karteczki na tablicy korkowej: lista klientów, a pod każdym projektem kafelki rozdzielające pliki. Osobno galeria, osobno pliki z rysunkami. Całość podzielona jest na trzy strefy: zespołu – dostępna tyko dla mnie i osób pracujących nad projektem; klienta – to pliki i materiały, które widzi klient; i prywatna – to materiały, które widzę tylko ja. Dzięki temu możemy w programie umieszczać pliki jeszcze przed pokazaniem klientowi i prowadzić na ich temat dyskusje. Dopiero kiedy zadecydujemy, co pokazujemy, wrzucamy to do strefy klienta.

Cudo.co

Sprawna komunikacja ratuje mój spokój

Druga rzecz, na którą zwróciłam uwagę, to możliwość prowadzenia dyskusji; osobno z zespołem (to widzimy tylko my), z klientem (na osobności) oraz z klientem i zespołem (wtedy korespondencję widzą wszyscy). Dla mnie ta opcja była chyba decydująca – tak bardzo, że natychmiast postanowiłam przetestować program w naszej rzeczywistości.

Liczba maili, jakie każdego dnia wchodzą na moją skrzynkę, jest nieprzewidywalna. Czasem jest to tylko kilka wiadomości, ale zwykle, w sezonie, kiedy otwieram rano skrzynkę – widzę długi ciąg nieprzeczytanych, nowych maili. Wystarczy, że będzie jakaś ważna i pilna sprawa do załatwienia, a czytanie maili zostaje przeniesione na popołudnie. Zdarzało się, że do ważnych wiadomości od klienta lub projektanta „dokopywałam się” dopiero następnego dnia. Wtedy prace nad tym projektem stały, a czas leciał. W naszym przypadku czas to pieniądz, więc tak naprawdę traciłam zyski.

Czy ten program okazał się cudownym środkiem na moje problemy? Na razie tak (chociaż ja już widzę możliwości na dodatkowe opcje w celu ulepszenia użytkowania!).

Przede wszystkim program oszczędza mój czas: w galerii możemy stworzyć plik, do którego klient będzie mógł wrzucać swoje inspiracje, zdjęcia, plany, które posiada.

Wszystkie te materiały widzi cały zespół, nie muszę więc niczego dodatkowo umieszczać czy przesyłać. Wszystkie widomości od klienta również są widziane przez zespół. Nikt nie musi czekać na informacje i nie trzeba się martwić, czy klient dodał do korespondencji odpowiednich użytkowników. Wszystko jest na miejscu. W jednym miejscu.

 

Jak jeszcze oszczędzam czas?

Do projektów można dodać podwykonawcę – wtedy ma on dostęp do tych samych plików, co klient. Odpada mi przesyłanie plików, sprawdzanie, czy to na pewno ta odpowiednia wersja, czy zamieściłam wszystko, co trzeba. Podwykonawca ma wszystko w jednym miejscu i to dostępne jednym przyciskiem.

Jest jeszcze jeden ważny punkt: filmy instruktażowe na YouTubie. Pod hasłem „Akademia Cudo.co” znajdziemy filmy, uczące jak korzystać z aplikacji. Jest tam też odcinek skierowany do klienta – pełna instrukcja korzystania. Dzięki temu filmowi nie muszę nic tłumaczyć klientowi, tylko wysyłam mu link z nagraniem.

Aplikacja dała mi jeszcze coś więcej: spokój i pewność, że wszystko jest pod kontrolą. Wiem, że jeżeli coś nowego się dzieje, to mam o tym informację natychmiast, bez korzystania ze skrzynki mailowej.

Kiedy postanowiłam wprowadzić Cudo.co na stałe do pracowni, ze strony Zespołu nie było entuzjazmu, a raczej chłodny dystans. Niektórzy mieli złe doświadczenia z innymi programami do planowania czy komunikacji i byli negatywnie nastawieni. Bardzo szybko jednak wszyscy przekonali się do nowego narzędzia i chyba teraz byłby bunt, gdyby program zniknął z naszej pracowni. Ten rodzaj komunikacji nie tylko zajmuje nam mniej czasu, ale też powoduje, że jako grupa mamy ze sobą lepszy kontakt, daje możliwość pożartowania i dzięki temu polepsza nasz komfort pracy.

Chcesz sprawdzić, czy ten program przyda się i Tobie?

Zarejestruj się na stronie Cudo.co i pobierz wersję testową. Dostaniesz dwa tygodnie pełnej, najwyższej wersji. Przez ten czas będziesz mogła/mógł zapraszać klientów i zespół do testowania. Sprawdzisz, czy to rozwiązanie jest dla Ciebie.

Jeżeli Ci się spodoba, to podaj kod: L5CWQ-997QG dzięki niemu będziesz mieć dodatkowy miesiąc darmowego korzystania z programu po pierwszym zakupie.

PS. Jeśli zainteresował Cię ten wpis to zapraszam Cię do grupy Teren Projektanta, gdzie wspieram młodych projektantów ogrodów w rozwoju kariery!

.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

malgosia@terenprojektanta.pl

© 2020 Teren Projektanta