Właśnie zadzwonił! Klient chce się spotkać, ponieważ jest zainteresowany projektem. Hurra!!! Czas szykować się na spotkanie. Cały dzień wypełnia podekscytowanie i ucisk w żołądku. Dobrze znam te myśli: „Oby tylko się zdecydował, oby chciał nawiązać współpracę”. Czasami chęć współpracy jest tak silna, że przymykamy oczy na wszelkie sygnały alarmowe, które są nam subtelnie wysyłane jeszcze przed podpisaniem umowy. Bądźmy więc czujni – taki brak uważności możemy przypłacić dużą ilością: stresu, nerwów, pracy, a także pieniędzy. Wtedy nawet tabliczka czekolady czy zakup drogiej torebki nie zrekompensuje nam tego zdarzenia.
Zawsze można potem siedzieć i płakać „na co mi to było?”, ale czy nie lepiej wyczulić się na takie sytuacje i już zawczasu przewidywać je oraz problemy z nimi związane? Dzisiaj podam Ci zatem osiem powodów do zapalenia „czerwonej lampki” podczas spotkania z Klientem. Wszystkie te sytuacje przetestowałam na własnej skórze i były to dla mnie twarde lekcje relacji z Klientem. Bądź więc jak Chuck Norris – ostrożny, czujny i gotowy do ataku. Zaczynamy?
Powód pierwszy – niewystarczający budżet
Jednym z najczęstszych powodów nieporozumień z Klientem jest zbyt niski budżet, jakim dysponuje. Nie zawsze Klient chce ujawnić, ile pieniędzy zamierza przeznaczyć na realizację ogrodu. Jednak, jeżeli mówi wprost i widzimy, że jest to zbyt mała kwota do osiągnięcia zadowalającego efektu – powinnyśmy natychmiast o tym powiadomić Klienta. Nawet za cenę stracenia projektu. Nie ma nic bardziej frustrującego, niż widzieć oczami wyobraźni swój ogród, pracować nad nim, zapłacić za projekt, który potem można wyrzucić do śmieci albo co najwyżej włożyć do pamiętnika. Z takiej relacji nic dobrego nie wyjdzie.
Co zatem powinniśmy zrobić? Szczerze porozmawiać z Klientem o kosztach i razem znaleźć wyjście z sytuacji. Bardzo często zapada bowiem decyzja o wykonaniu ogrodu na raty albo o powiększeniu budżetu. Ale o tym trzeba porozmawiać jeszcze na początku współpracy.
Powód drugi – sztywny budżet
Sytuacja podobna, ale z tą różnicą, że budżet wydaje się wystarczający, ale bardzo ścisły. Klient informuje, że realizacja nie może przekroczyć założonej kwoty. Wszystko cacy, jeżeli budżet jest na tyle duży, że spokojnie zmieścimy się z realizacją, ale co się dzieje, jeżeli jest „na granicy”? Mając własną firmę wykonawczą, jesteśmy w stanie nagiąć koszty tak, aby zmieścić się w budżecie. Jednak jeżeli jesteśmy zależni od zewnętrznych podwykonawców, nie mamy takiej siły. Wystarczy nagła zmiana cen roślin czy kursu walut, za które kupuje się materiały do ogrodu, aby nie zmieścić się w budżecie.
I tu zalecam spokojną rozmowę z Klientem. Czasami wystarczy wyjaśnić składowe kosztorysu, aby Klient przyjął możliwość założenia buforu finansowego.
Powód trzeci – wybujałe wyobrażenia
To cechuje zupełnie nieświadomego Inwestora. Zdarzyło mi się spotkać osoby, które chciały mieć na swojej działce wszystko. Wszystko to, co mają ich sąsiedzi, rodzina, i co zobaczyli na ostatnich wakacjach. Takie osoby są nie tylko nieświadome pojemności swojego terenu, ale też potrzebnego na to wszystko budżetu. Przede wszystkim brak ustaleń i wspólnego wyeliminowania niektórych życzeń może doprowadzić do naszej frustracji. Ponieważ Klient na siłę będzie upychał urządzenia, funkcje i materiały – „żeby były”. Projekt stanie się zbieraniną przypadkowych elementów tylko po to, aby po skosztorysowaniu zacząć go przerabiać na wersję bardziej ekonomiczną. A że Klient za nic nie będzie chciał odpuścić tego, co ma sąsiad i szwagier, to zaczniecie kręcić się w kółko.
Jak sobie więc z tym poradzić? Najlepiej na początku współpracy ustalić, co może zostać, a co Klient może sobie odpuścić. Na czym mu naprawdę zależy, a co jest tylko kwestią ambicji? Czasami wystarczy zaproponować zupełnie co innego, coś – czego nie ma ani sąsiad, ani szwagier – a jest modne i na topie.
Powód czwarty – ciche zmiany w umowie
Umowa to świętość. Spis zasad dla Was i dla Klienta. Dzięki niej stajecie się dla Klienta partnerem, a nie wykonawcą. Zadbajcie więc, by zapisy były korzystne dla obu stron. Istnieją jednak Klienci, którzy chcą zagwarantować sobie lepsze prawa. Wtedy zaczynają czynić zmiany i poprawki w umowie. Pół biedy, gdy nas o tym informują – możemy to sprawdzić i zgodzić się lub nie. Gorzej, jeżeli robią to „cichcem”. Zastanówcie się, dlaczego w tak ważnym dokumencie nie są szczerzy i liczą na Waszą nieuwagę. A przede wszystkim jak to wpływa na Wasze zaufanie już na początku współpracy? Czy potem też będą liczyć na Waszą nieuwagę? Na przykład podczas rozliczenia?
Moja rada? Nie wchodź w to! Tu szacunku nie znajdziesz.
Powód piąty – „a może by tak bez umowy?”
Kiedy słyszycie taką propozycję, miejcie się na baczności. Co prawda nie zawsze po drugiej stronie są złe intencje, jednak taki stan rzeczy z czasem może wyzwolić demony. Szczególnie, jeżeli współpraca zaczyna się układać nie najlepiej. Bez umowy stajecie się zakładnikiem Klienta. Przede wszystkim zawsze może stwierdzić, że nie pamięta niewygodnych ustaleń, albo wmawiać wyimaginowane. Takie sytuacje często powodują, że będziecie zmuszeni wykonywać dodatkowe rysunki, na które wcale się na początku nie zgodziliście. Nie ma umowy – nie ma zasad.
Chyba nie muszę mówić, jaką mam dla Was radę – zawsze podpisujcie umowę!
Powód szósty – „ja Ci złociutka wszystko powiem, jak ma być”
Jeżeli jeszcze nie spotkaliście się z takim Klientem, to wszystko przed Wami! Od pierwszego spotkania mówi po imieniu, często je zdrabnia albo nazywa Cię „słoneczkiem”, „złociutką”. Lubi mówić i ma ton mentorski. On już dokładnie wie, co i gdzie ma być. Jakie rośliny, w jakich odmianach (nawet jeżeli nie wie, jak one się nazywają), jaki taras i jak duży. Poza długimi historiami z życia jego i jego rodziny dowiecie się, że właściwie to jemu nic nie trzeba projektować, bo on sobie już sam wspaniale zaprojektował. Wy mu tylko to narysujcie. Zresztą i tak będzie to za drogo. Scenariusz zakończenia takiej współpracy zwykle jest podobny: usłyszycie, że Klient zapłaci, ponieważ jest uczciwy, ale tak naprawdę to przecież on zaprojektował ten ogród!
Strzeżcie się! Na taką sytuację nie ma wyjścia. Nie pchajcie się w układ, w którym nie ma szacunku.
Powód siódmy – ona chce, a on nie
Czasami zdarza się, że projekt ogrodu chce tylko jedna ze stron związku. Tak jak bardzo ona chce, tak bardzo on nie chce. Sytuacja patowa. Poznacie to po tym, że wszystkie Wasze pomysły będą torpedowane przez stroną „niechcącą”. Może nawet pojawić się zdanie „ja tego projektu nie potrzebuję”, „żona się uparła”. Takie zdania to powód do zapalenia lampki alarmowej. Praca bowiem w takiej atmosferze jest niesamowicie ciężka. Strona niezainteresowana będzie podawać w wątpliwość wszystkie Wasze pomysły, będzie podawać przykłady nieudanego zastosowania u znajomych, wyszukiwać problemy i kłopoty.
W takiej sytuacji macie dwie możliwości: albo rozmawiacie tylko z osobą zamawiającą projekt i prosicie o indywidualne spotkania, albo włączacie w proces projektowania stronę potencjalnie niezainteresowaną. Ten drugi sposób jest znacznie bardziej korzystny. Jak włączyć partnera? Wystarczy zapytać, jak on wyobraża sobie ogród. Czy na pewno nic nie chce zmienić? Wszystko mu pasuje? Spróbujcie dać mu zadanie – coś, za co tylko on będzie odpowiedzialny. To naprawdę pomaga i daje rezultat w postaci dobrej współpracy.
Powód ósmy – „ja tu płacę”
W tej sytuacji obaj partnerzy są zainteresowani projektem. Zwykle ona opowiada o potrzebach, mówi, co chce w ogrodzie, pokazuje inspiracje. On grzecznie siedzi i tajemniczo się uśmiecha. Nic nie mówi albo milcząco potakuje. Po spotkaniu dostajesz telefon: „Halo! Niech żona sobie mówi, co chce, ale ma być tak, jak ja mówię. Ja tu płacę!”.
Na taką sytuację sposób jest jeden: kontaktujcie się i ustalajcie wszystko z osobą, która podpisała umowę. To ona jest Waszym Klientem. Podpisał mąż – to on będzie dostawał korespondencję i akceptował wszelkie rysunki. Żona? – rozmawiajcie z nią. Widocznie wie, jak załatwić płatność.
Chcesz ułatwić sobie współpracę z klientem? Mam dla Ciebie specjalną procedurę!
Pomoże Ci ona nie tylko przygotować się do spotkania, ale też przeprowadzić je spokojnie i profesjonalnie!
Jedna odpowiedź
Dzień dobry,
Poważnie myślę o rozkręceniu własnej pracowni projektowej. Byłabym wdzięczna za wszelkie informacje.